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経理

経費精算に領収書は必要ない!とても便利な法人クレジットカード

2017/01/05

何をするにも出費はつきものです。それが事業ともなると、通常業務で手一杯なところに、日々たまっていく領収書の山をしっかり管理するのは大変です。

個人口座から引き落とされる個人クレジットカードを使用している場合、経費精算については現金支払と同じ流れで行わなくてはなりません。
領収書は無くさぬように整理しておき、期日までに経費精算システムに日付、金額、用途を手で入力し、領収書を添付した書類を提出するという作業が必要です。

法人カードには、カード使用者の利用代金をまとめて法人口座から引き落とす「会社一括決済方式」と、カードを使用する人の個人名義口座から引き落とす「個別決済方式」があります。
「個別決済方式」ですと、個人のクレジットカードと同じ経費精算処理が必要になりますので、経理業務の手続きという意味ではあまり合理的とは言えません。

一方、法人口座から引き落とされる「会社一括決済方式」の法人カードの大きな利点は、会社の銀行口座から引き落とされますので、個人私用のクレジットカードと会社経費用のクレジットカードを完全に分けられますので、どの利用分が私用でどの利用分が会社の経費だったかを混同することがなくなります。

通常、現金で経費を使った場合は、支払い時にレシートもしくは領収書をもらい、それぞれ経費分として使ったものを手作業で整理します。
領収書が数件なら問題ないのですが、件数が増えるにつれ、経費処理の作業に時間がかかります。

 

領収書とは、現金を支払った事を証明するもの

普段何気なく受け取る領収書とは一体どんなものなのでしょうか。

個人や法人が何らかの買い物をした際に、お金を受け取った相手が領収書を発行します。
個人の場合には、商品を購入した際に代金を払って、レシートが手渡されるのが一般的です。
支払金額がある一定の金額を上回ると日付印が押された収入印紙が貼られています。

領収書とは法律上、提供するサービスや品物等に対してお金の授受がなされた際にそのお金の支払いと受け取りが確実に行われた事が分かるように「金銭を受け取った側」がつくる書類です。
領収書は、お金を支払う方からしたら品物やサービスの代金として自分がお金を渡したこと事を証明する証拠となります。

 

経費清算に領収書は必ず必要ではありません

領収書でないと出費を経費で落とせないと思っている人は多いと思います。

しかし、領収書は必ずしも必要ではないのです。
実はレシートが無くても経費として落とすことができます。

経費の精算を行うには「取引の書類は残す」のが基本とされています。
それが領収書でなければいけない決まりはありません。

すべての取引で領収書を残すというのは不可能だというのは税務署もわかっています。
そのため、領収書がなくても経費は認められるのです。
レシートや取引の内容がまったくない場合は、紙に「取引した日」、「支払い金額」、「支払先」、「支払い内容等」の事項を記入しましょう。

ただし、なるべく領収書やレシートを取っておいた方が無難です。
税務調査時に自作の伝票のみであれば、疑われる可能性もあるからです。

特に高額の取引であれば、領収書を控えておきましょう。
要するにレシートでも請求書でも、取引がわかる書類があれば、領収書でなくても問題ありません。

 

法人クレジットカードで5万円以上購入 収入印紙はなくても大丈夫!

クレジットカードで支払いをすると、支払いをする相手がカードを発行するクレジットカード会社になりますので、業者側としては金銭の受け取りを証明する書類、すなわち領収書を発行することができません。
カード会社が代わりに業者に対して代金を支払い、購入者はクレジットカード会社に代金を支払うという形になります。

しかし、実際には領収書と同等のものを発行することも見受けられます。
こういったケースは、どちらかというと利用明細書というほうが正しいかもしれません。

品物やサービスに対してクレジットカードで決済を行うと、業者側はクレジット売上表(控え)を発行します。
通常、この控えは利用した日、品物、支払った金額が書かれていますが、税制上の「領収書」には該当しません。

クレジットカード払いで領収書の発行をお願いする際は、経費に認められるのでしょうか。
クレジットカードの支払いと領収書について、その詳しい関係をみてみましょう。

代金の支払いがクレジットカードでなされた場合、クレジット売上表とは別に「領収書」を発行するか否かは、お店次第となります。
領収書の発行をお願いして了承してくれる場合もあるでしょうが、発行しなくても業者に手続き上の落ち度はありません。

発行される場合には、必ず書面に支払い方法が「クレジットカード」と明記されている必要があります。
正確にはクレジットカードによる購入は信用取引であるため、「領収書」の書式になっていたとしても書類手続き上は、税法上の領収書にあたるとはみなされません。
領収書ではないので、購入額が5万円以上でも収入印紙も不要です。

 

クレジットカードの請求明細は領収書の代わりになりません

クレジットカード会社から毎月、カードの利用代金明細書が送られてきますが、これは領収書の代わりになるのでしょうか。
何となく領収書のようにも見えると思う方もいるのではないでしょうか。
残念ながら、利用明細書を領収書の代わりとして使うことはできません。

つまり、クレジットカード会社が発行する利用明細書は、カード利用者に業者が作成したものではないので、領収書にはならないということです。
経費清算は利用時に渡されるクレジット売上表でOK!

事業主がクレジットカードで経費を支払い、税法上認められる領収書とはどのようなものなのでしょうか。
クレジットカードで支払いをした際に業者に渡されるクレジット売上表を領収書の代わりとして使用することができます。
その際に、以下の5つが明記されていることを確認してください。

  1. 書類を作成した者の名称
  2. 品物またはサービスを購入した日付
  3. 購入した品物またはサービスの概要
  4. 購入した金額
  5. 書類が発行された相手の名称

上記の内容が書かれていれば、クレジット売上表でも領収書の代わりになります。
このような書類をなくざすに保管し、経理処理をすることで、クレジットカードで支払ったものを事業の経費として計上することができます。

 

まとめ

法人カードがあれば、公私の出費を混同することなく、カードで支払ったすべての記録が自動的に電子データとして出てくるので、クレジットカードの利用明細書を見るだけで、経費管理を把握することができるのでとても便利です。

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